時間: 2024-02-28
各學院、各單位:
為加強學校檔案管理,確保歸檔文件材料的齊全、完整和準確,現對我校2023年度各類檔案材料歸檔收集工作安排如下:
一、歸檔范圍
參照“各單位歸檔內容與保管期限表”(見檔案館主頁“檔案管理”)確定本學院、本單位需要歸檔的材料。特別注意重大活動、事件等材料的歸檔。
二、歸檔流程
1.各學院、各部門按通知時間要求,將需歸檔的紙質檔案材料整理、組卷、編頁、裝盒。
2.檔案材料錄入。下載“卷內文件錄入格式”(見檔案館主頁“下載中心”),將紙質材料內容錄入Excel文件,一卷錄一個Excel文件,文件名為該卷案卷題名。
3.打印卷內備考表(見檔案館主頁“下載中心”)、文件清單,驗收合格后,移交檔案館。
三、工作要求
1.紙質檔案盒封面的各項內容要用黑色或藍色鋼筆、簽字筆填寫。頁碼用鉛筆編寫,每盒檔案均從1開始編頁碼,檔案資料單面材料在右下角,雙面材料正面在右下角,背面在左下角,空白頁不編。
2.移交檔案館的紙質檔案,案卷內容的編頁、卷盒及卷內備考表的填寫要內容準確、項目齊全、字跡工整。
3.2023年度檔案材料請于2024年6月10日前移交檔案館,其他年度若有歸檔材料尚未移交的也應及時整理、補交歸檔。
四、聯系電話
在文件材料歸檔過程中,如有疑問,請及時與檔案館聯系,我們將努力幫助您解決遇到的問題。
電話:80786346 80786340
檔案館
2024年2月28日